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Online-, Offline-, Hybrid-Events - was denn nun?

Online-, Offline-, Hybrid-Events – was denn nun?

Die Corona Pandemie hat die Veranstaltungsbranche schwer getroffen, aber es wurden auch neue, kreative Ideen entwickelt und spannende Veranstaltungskonzepte ins Leben gerufen. Aber was sind überhaupt Hybrid-Events? Und wo ist der Unterschied zwischen online und offline Veranstaltungen? Und welches Konzept ist für wen geeignet?  

OfflineEvents – Gab‘s schon immer 

Neuer Begriff für längst Bestehendes: Offline-Events. Selbstverständlich sind Offline-Events genau das, wofür der Name steht: Veranstaltungen, die nicht online, sondern offline, also vor Ort mit Besuchern, Künstlern und Referenten stattfinden. Das können große Festivals, kleine Konzerte, Sportevents, Straßenfeste, aber auch Messen, Seminare oder Stammtische sein. Alle Veranstaltungen, auf denen Menschen zusammenkommen, um zu feiern, zu netzwerken oder sich weiterzubilden, sind sogenannte Offline-Events. Diese finden in Zeiten von Covid-19 natürlich wesentlich seltener und nur mit bestimmten Auflagen statt, haben aber dennoch Vorteile gegenüber Online-Events. 

Vorteile von OfflineEvents 

Auch wenn in Corona Zeiten immer weniger Offline-Events stattfinden, haben diese dennoch diverse Vorteile für Veranstalter und Besucher. 

  • Gleichgesinnte treffen und sich direkt austauschen zu können, ist einer der großen Vorteile von Offline-Events. 
  • Veranstaltungsbesucher erleben die Stimmung und Atmosphäre eines Live Events ganz anders als bei Online-Events. 
  • Kontakte knüpfen sich viel leichter, wenn die Teilnehmer einer Veranstaltung die Möglichkeit haben, sich persönlich kennenzulernen. 
  • Das Gefühl, etwas gemeinsam erlebt zu haben, ist unvergleichbar und durch einen Live-Stream nicht zu ersetzen. 
  • Durch Offline-Events können Unternehmen und Künstler ihre Marke stärken. 
  • Bei den meisten Offline Veranstaltungen bestehen bereits Veranstaltungskonzepte und auch das Personal ist geschult und die nötige Technik vorhanden, so dass die Durchführung weniger anfällig für Fehler ist. 

Nachteile von Offline-Events 

Durch die Corona Pandemie sind Offline-Events kurzfristig ganz von der Bildfläche verschwunden. Mittlerweise muss fast immer ein individuelles Schutz- und Hygienekonzept vorgelegt werden, damit eine Veranstaltung überhaupt genehmigt wird. Und auch dann sind die Besucher immer noch zurückhaltend, was die Teilnahme angeht. Wer dennoch ein reines Offline-Event organisieren möchte, sollte sich mit den Nachteilen auseinandersetzen. 

  • Offline-Events sind in der Regel sehr kostenintensiv und nur rentabel, wenn es auch ausreichend Teilnehmer gibt. 
  • Für Offline-Events wird mehr Platz benötigt, als für reine Online Veranstaltungen und eine größere Veranstaltungslocation kostet auch mehr Geld. 
  • Aufgrund von Covid-19 gelten außerdem strenge Auflagen der Behörden, wie Schutz- und Hygienekonzepte, die erarbeitet, genehmigt, umgesetzt und kontrolliert werden müssen. 
  • Aufgrund von Covid-19 gilt für alle Offline-Events: Weniger Besucher bei fast gleichbleibenden Kosten. 
  • Jede Veranstaltung mit Live-Publikum bedeutet gleichzeitig auch großen Organisationsaufwand. Sicherheitskonzepte müssen erstellt werden. Personal muss geplant werden. Catering muss organisiert werden. All das ist sehr zeitintensiv. 

Online-Events – Safety first 

Eine Veranstaltung, die ausschließlich digital stattfindet, wird Online-Event genannt. Hierbei ist niemand wirklich vor Ort, da alle „Besucher“ nur online an der Veranstaltung teilnehmen, wie zum Beispiel bei der Online Live Übertragung eines Sportevents oder eines Konzerts. Online-Events können in zwei Gruppen unterteilt werden: Video Konferenzen und Live Broadcasts. Video Konferenzen oder Live-Calls finden in der Regel statt, damit Personen sich eins zu eins austauschen können. Das sind sogenannte one-to-one oder one-to-some Events, mit übersichtlicher Teilnehmerzahl und meist begrenztem Zugriff. Anders als Live Broadcasts, die für ein großes Publikum veranstaltet werden. Solche großen Online Veranstaltungen werden auch one-to-many Events genannt.  

Vorteile reiner Online-Events 

Aufgrund der Corona Pandemie und den damit einhergehenden Einschränkungen wurde die gesamte Veranstaltungsbranche zum Umdenken gezwungen. Digitale Veranstaltungskonzepte mussten her und virtuelle Kommunikationswege mussten kreativ genutzt werden. Bei reinen Online-Events wird der Veranstaltungsort zur Nebensache und das, worum es eigentlich geht, steht im Vordergrund.  

  • Es entstehen keine Reisekosten und -wege für die Teilnehmer, da Online Veranstaltungen nicht ortsgebunden sind. 
  • Reise-, Personal- und Standkosten fallen im Budget des Veranstalters & Besuchers wesentlich geringer aus.  
  • Zielgruppen können gezielt angesprochen und Veranstaltungen noch genauer auf die Bedürfnisse der Teilnehmer zugeschnitten werden. 
  • Potenziell haben Online-Events natürlich eine höhere Reichweite, da diese Events in der Regel weltweit abgehalten werden können. 
  • Es bestehen keine Schwierigkeiten, eine Genehmigung für ein Online-Event zu erhalten, da es keine speziellen Auflagen wie bei Offline-Events gibt. 
  • Social Distancing ist schon aufgrund der Art der Veranstaltung garantiert. 
  • Dennoch ist eine aktive Teilnahme über Chat-Tools und Apps möglich und kann den Teilnehmern sogar tiefere Einblicke gewähren als bei der gleichen Veranstaltung offline, zum Bespiele durch Q&A mit Experten oder spannenden Backstage Stories. 
  • Live-Streams per Video generieren Unmengen an Content, der zukünftig, also auch noch nach der Veranstaltung verwendet werden kann. 
  • Diese Inhalte können nach der Veranstaltung auch schnell und problemlos allen Teilnehmern online zur Verfügung gestellt werden. 
  • Online-Events sind besser fürs Klima. Nicht nur durch das Wegfallen der Reisewege – auch Hotelzimmer und Catering werden gespart und der Energieverbrauch ist wesentlich geringer – wird die Emission umweltschädlicher Stoffe verringert. 
  • Zudem können an Online-Events auch Menschen teilnehmen, die sonst, aufgrund von zum Beispiel persönlichen Einschränkungen oder zu großer Entfernung, nicht die Möglichkeit dazu hätten. 

Nachteile reiner Online-Events 

Auch wenn Online-Events während des Lockdowns und auch noch danach, um die Ausbreitung der Pandemie zu verlangsamen, eine gute Möglichkeit waren/sind, um mit Kunden und Fans in Kontakt zu bleiben, haben auch sie Nachteile, die beachtet werden sollten. 

  • Es fehlt an Zusammengehörigkeitsgefühl, wenn jeder für sich zuhause oder im Büro an einer Veranstaltung teilnimmt. 
  • Emotionen können nicht so gut vermittelt werden, da die typische Atmosphäre, zum Beispiel eines Konzertes oder einer Messe fehlt. 
  • Da sich die Reichweite nicht so gut messen lässt, können Sponsoren wegbleiben, wodurch sich die Einnahmen verringern. 
  • Bei Offline Veranstaltungen sind die Teilnehmer meist voll und ganz dabei, während die Aufmerksamkeit bei Online-Events häufig nachlässt, da es zu viele ablenkende Faktoren gibt 
  • Hält ein Online-Event nicht, was sich der Teilnehmer davon erwartet hat, ist die Hemmschwelle wesentlich geringer, die Veranstaltung einfach zu „verlassen“. 
  • Zufällige Begegnungen und dadurch die Möglichkeit, sein Netzwerkt zu erweitern, finden bei virtuellen Veranstaltungen eher nicht statt. 
  • Und last, but not least gibt es am Ende weder Goodie Bags noch leckeren Kaffee. 

Hybrid-Events – Die Mischung macht‘s 

Einer der neuen Trends sind hybride Events. Der Begriff ist schon fast selbsterklärend, denn „hybrid“ kommt aus dem Griechischen und bedeutet so viel wie etwas bündeln, vermischen oder kreuzen. Hybride Veranstaltungen sind also eine Mischung aus realem Event und virtuellen Inhalten, wie im Sommer 2020 bei der GamesCom anschaulich gezeigt wurde. An Hybrid-Events können Personen – Teilnehmer und Referenten – aus der ganzen Welt vor Ort, aus ihrem Büro, aus dem Homeoffice oder sogar vom Sofa aus teilnehmen und sich passiv und auch aktiv in die Veranstaltung einbringen.  

Die Inhalte der Veranstaltung können vorher über diverse digitale Kanäle geteilt und nachher über diese wiederaufbereitet oder nachgereicht werden. Verschiedene technische Hilfsmittel, Apps und Chat-Tools, erleichtern eine interaktive Beteiligung. Besonders internationale Veranstaltungen im Businessbereich, wie Tagungen, Kongresse oder Seminare profitieren von dieser effizienten Veranstaltungsgestaltung durch die Digitalisierung. Aber auch kulturelle Veranstaltungen und Sportevents können als Hybrid-Event umgesetzt werden. 

Vorteile von Hybrid-Events 

Durch die Kreuzung aus Online und Offline-Events vereinen Hybrid-Events das Beste aus beiden Veranstaltungswelten. Diese optimale Kombination bringt Menschen aus aller Welt in einem „Raum“ zusammen und lässt sie gemeinsam an einer Veranstaltung teilnehmen.  

  • Ein riesiger Vorteil von Hybrid-Events ist selbstverständlich die Reichweite, wie bei Online-Events. Teilnehmer aus aller Welt können während der Veranstaltung miteinander interagieren, ohne persönlich vor Ort zu sein. 
  • Da es dennoch Teilnehmer vor Ort gibt, können zum Beispiel Experten Runden durch direkte Publikumsfragen aufgewertet werden. 
  • Durch die begrenzte Teilnehmerzahl vor Ort verringert sich die Veranstaltungsgröße und es können kleinere Locations gebucht werden. Dadurch werden Kosten gespart. 
  • Da bei Hybrid-Events weniger Teilnehmer vor Ort sind, ist es auch leichter, ein Sicherheits- und Hygienekonzept zu erstellen und dessen Einhaltung zu gewährleisten. 
  • Außerdem ist eine hybride Veranstaltung viel nachhaltiger, im Vergleich zu Offline-Events, da weniger Teilnehmer oder Besucher anreisen und somit weniger Flüge gebucht werden, weniger Autos fahren und auch weniger Hotelzimmer belegt werden. 
  • Auch zeitlich gibt es bei Hybrid-Events kaum Einschränkungen, da die Teilnehmer jederzeit online auf die Veranstaltungsinhalte zugreifen können. 
  • Hybride Veranstaltungen bieten Unternehmen die Gelegenheit, ihre Marketingstrategien zu erweitern und neue Möglichkeiten der Kommunikation zu entdecken. 
  • Durch den digitalen Part von Hybrid-Events stehen schneller Zahlen zur Analyse zur Verfügung, so dass es sogar noch im Laufe der Veranstaltung möglich ist, das ein oder andere Schräubchen zu drehen und die nicht so gut laufenden Bereiche zu optimieren.  
  • Durch den interaktiven Charakter von hybriden Veranstaltungen sind die Teilnehmer für ihre Erfahrungen während des Events selbst verantwortlich. Die ganze Veranstaltung wird für jeden einzelnen Teilnehmer individueller und relevanter, da er bewusst auswählen kann, woran er teilnimmt, wo er sich aktiv einbringt und was ihn besonders interessiert. 
  • Sind Teilnehmer unentschlossen, ob ein Event für sie überhaupt interessant ist, können sie zuerst einfach nur virtuell an der Veranstaltung teilnehmen. Sind sie danach überzeugt, sind sie beim nächsten Mal vielleicht schon live dabei. 

Nachteile von Hybrid-Events 

Bei allen Vorteilen dürfen auch die Nachteile nicht außer Acht gelassen werden. Nachteile? Ja, auch bei Hybrid-Events gibt es Nachteile. Ein Hybrid-Event ist nämlich nicht nur eine Kombination aus zwei Veranstaltungsarten, organisatorisch sind es tatsächlich zwei Veranstaltungen. 

  • Für die Durchführung eines Hybrid-Events muss ein Offline-Event organisiert werden und daneben auch der Online Part auf allen Plattformen, die genutzt werden sollen, umgesetzt werden. Das bedeutet eine wesentlich höhere Komplexität. Zwei Veranstaltungen kosten selbstverständlich auch mehr Geld als eine, da unter anderem der Personalaufwand größer ist und auch mehr Technik benötigt wird. 
  • Das Personal muss außerdem geschult werden, um zu Beginn der Veranstaltung alle technischen Feinheiten und möglichen Stolperfallen zu kennen. 
  • Auch Netzwerken ist im Vergleich zu Offline-Events bei Hybrid-Events nicht so effektiv. Wir Menschen brauchen einfach den persönlichen Kontakt, um richtiges Networking zu betreiben. Für die Personen, die offline am Hybrid-Event teilnehmen, ist es somit leichter, neue Kontakte zu knüpfen. Wer nur online teilnimmt, fühlt sich dadurch vielleicht sogar ausgeschlossen. 
  • Die Teilnehmer machen, durch die verschiedenen Arten der Teilnahme, natürlich auch unterschiedliche Erfahrungen während der Veranstaltung. Dadurch fällt das Feedback meist differenziert aus, was einen höheren Aufwand für die Nachbearbeitung bedeutet. 
  • Für die Offline Teilnehmer des Events besteht natürlich, trotz bestehender Hygienekonzepte, immer noch ein Restrisiko, sich mit Covid-19 oder anderen Krankheiten anzustecken.  

Tipps für den Erfolg eines Hybrid-Events 

Da Hybrid-Events der Neuling im Veranstaltungsbereich sind, ist es sinnvoll, sich vorab intensiv mit seiner Eventplanung auseinanderzusetzen. Damit der Erfolg eines Hybrid-Events garantiert ist, gibt es hier ein paar hilfreiche Tipps. 

  • Wer seine Teilnehmer mit einem neuen und innovativen Veranstaltungskonzept überrascht, hat schon halb gewonnen. 
  • Besonders durch den digitalen Veranstaltungsanteil ist es wichtig, die Wünsche der Eventteilnehmer zu kennen und auch darauf einzugehen. Am besten werden die Teilnehmer gut in den Event eingebunden, so dass sie sich gleich als Teil davon fühlen. 
  • Die online und offline Interaktion sind das A und O der gesamten Veranstaltung. Wer spielerisch mit seinen Teilnehmern interagiert, dem ist Aufmerksamkeit garantiert. Hier eine kleine Umfrage oder eine neue App, da vielleicht ein Rätsel oder ein spannendes Gadget, halten die Spannung und die Teilnehmer bleiben gerne dabei. 
  • Keine Angst vor technischen Herausforderungen – Zur Durchführung eines Hybrid-Events bedarf es verschiedener Plattformen und technischer Hilfsmittel zur Umsetzung. Damit diese optimal zum Veranstaltungskonzept passen, sollten vorab diverse Möglichkeiten mit verschiedenen Tools und Geräten durchgespielt und kennengelernt werden. 
  • Was auch sonst in der virtuellen Welt gilt, gilt natürlich auch bei Veranstaltungen, die zum Teil Online stattfinden. Bevor etwas online geteilt oder gepostet wird, sollte gut durchdacht sein, ob es dem Teilnehmer auch einen Mehrwert bringt. Nur das garantiert den Erfolg.  
  • Am Ende sollte sich ein Hybrid-Event für den Teilnehmer exklusiv, einzigartig und individuell auf ihn zugeschnitten anfühlen, um ein positives Erlebnis zu garantieren. 

Online, Offline oder Hybrid – Was darf’s nun sein? 

Am Ende entscheiden verschiedene Veranstaltungsmerkmale und-kriterien darüber, welches Konzept am besten zur Veranstaltung passt. Ob Offline, Online oder Hybrid-Event jedes Konzept hat unterschiedliche Vor- und Nachteile, die bei der einen Veranstaltung mehr und bei der anderen weniger ins Gewicht fallen. Eine Show & Dine Veranstaltung ist als Online-Event natürlich völlig ungeeignet, während die Vorstellung neuer Modekollektionen als Hybrid-Event gut durchführbar ist und Seminare oder Schulungen optimale Online Veranstaltungen sind. Am Ende muss das Konzept zum Event passen und dem Teilnehmer das bieten, was er erwartet, um erfolgreich zu sein. 

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